O que é a delegação administrativa

Delegar responsabilidade em empresas é uma grande dificuldade. O processo da delegação administrativa de Stephen Covey pode servir como um excelente ponto de partida.

De um lado, gestores sobrecarregados reclamam que gostariam que os colaboradores assumissem a responsabilidade dos projetos. Mas acabam microgerenciando suas equipes pois senão “os resultados não saem”. Delegar simplesmente não funciona, pois requer muito tempo e o resultado é incerto.

Do outro lado, colaboradores sedentos por desafios e responsabilidades para crescer na empresa, se frustram pois seu gerente é do tipo controlador, que não dá espaço para a equipe participar das decisões. Eles enxergam muitas falhas no processo decisório, e são convictos de que os resultados seriam muito melhores se o gerente ouvisse mais a equipe.

Quando converso com gerentes ou colaboradores essa é a realidade mais frequente que percebo. O lado bom é que o maior problema não está na intenção, mas no processo.

E é aí que o framework que aprendi com o Stephen Covey, no seu clássico livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, entra para ajudar gerentes no pontapé inicial da sua jornada de delegação de responsabilidades.

O Stephen Covey fala em seu livro de duas estratégias distintas: a delegação restrita (Gofer Delegation) e a delegação administrativa (Stewardship Delegation).

A delegação restrita é basicamente “Faça isso, faça aquilo, vá até ali, volte e diga o que foi feito”. Ela é a que traz os resultados mais alinhados com a expectativa do gerente, na medida que envolve a supervisão passo a passo deste. Mas ela não dá oportunidades de as pessoas desenvolverem nem habilidades, nem comprometimento. A equipe é sempre dependente de uma única pessoa, o gerente, e é por isso também que o processo não escala.

Já a delegação administrativa é estratégia a que o autor apresenta como a saída para o desenvolvimento das pessoas e do seu comprometimento. A delegação administrativa é focada nos resultados, permitindo às pessoas a escolha dos meios para atingir estes resultados.

A delegação administrativa demanda tempo, pois requer o desenvolvimento dos colaboradores em habilidades de tomada de decisão, uma vez que elas escolhem os meios de executar o trabalho. Mas ela se paga no médio e longo prazo pela eficácia do processo, pois gera o comprometimento dos colaboradores e elimina a necessidade de supervisão do processo por parte da gerência.

Delegação Administrativa

Para funcionar adequadamente, a delegação administrativa requer compreensão e comprometimento de todos os envolvidos na seguintes áreas:

  1. Resultados desejados (desired results): Definição clara de o que precisa ser obtido, focando no o quê (resultados), não no como (métodos).
  2. Orientações (guidelines): Identificação dos parâmetros mínimos sobre os quais a pessoa ou time deve agir. Podem ser regras e processos já estabelecidos, ou até caminhos sabidos que não dão certo. Devem ser no menor número possível, permitindo a maior autonomia nos meios possíveis de se atingir os resultados desejados.
  3. Recursos (resources): Identificação dos recursos humanos, financeiros, técnicos e organizacionais disponíveis para se atingir os resultados desejados.
  4. Acompanhamento (Accountability): Definição dos padrões de desempenho que serão utilizados para avaliar os resultados, e quando e como serão avaliados.
  5. Consequências (Consequences): Definição de o que acontece (bom ou ruim) como resultado da avaliação de desempenho.

O framework proposto pelo Stephen Covey até que é bem simples não? São poucas etapas que, dependendo do contexto, podem ser inclusive endereçadas informalmente com os seus colaboradores.

Ainda tem dúvidas sobre como delegar diferentes tipos de tarefas para diferentes colaboradores? Então dá uma conferida em uma postagem antiga aqui do blog, Delegação de Responsabilidades, que traz uma visão bem interessante de níveis de maturidade e autoridade do Management 3.0.

Você se encontra em situação parecida com a que descrevi? Excesso de trabalho e estresse? Só consegue bons resultados supervisionando todo o trabalho? Não tem o comprometimento do seu time? Então te convido a experimentar o processo, e avaliar o seu resultado no médio prazo. Você com certeza vai se surpreender. 😉

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