A reunião diária (daily meeting, daily standup, dentre outros nomes) é uma ferramenta com origem nas metodologias ágeis, que ganhou popularidade na década de 90, e que promove a comunicação e colaboração de times. O seu sucesso, no entanto, depende de entender como conduzi-la, de forma que ela seja objetiva e eficaz, assim como de saber aproveitar os seus benefícios. Vamos entender como ela funciona?

Esta reunião está presente no Scrum, onde leva o nome de Daily Scrum, bem como em outras metodologias ou frameworks ágeis. Ela tipicamente ocorre no início da manhã, leva no máximo 15 minutos e conta com todo o time, para sincronização de atividades e planejamento das próximas 24 horas.

A reunião diária possui algumas características:

• Ocorre todos os dias, em um horário predefinido;
• Todos os membros da equipe participam, e todos ficam de pé;
• Ela tem duração máxima de 15 minutos;
• Dúvidas e perguntas são adiadas para depois da reunião, entre os interessados.

Nela, todos os membros respondem as seguintes questões:

1. O que eu fiz ontem? (Ou desde a última reunião diária)
2. O que vou fazer hoje? (Planejamento do dia)
3. Existe algo que me impede de realizar o melhor trabalho?

Benefícios da reunião diária

A reunião diária oferece uma séria de benefícios para o time. Confira alguns:

• Melhora a comunicação, e permite que o time resolva conflitos de prioridades rapidamente;
• Desafios individuais tornam-se evidentes para todos, abrindo espaço para colaboração e criatividade, que costuma ocorrer após a reunião;
• Incentiva e promove a rápida tomada de decisão.

Além disso, alguns benefícios indiretos também ocorrem, tais como:

• Melhorias no planejamento e organização individual, visto que diariamente cada um compara o seu plano do dia anterior com os resultados obtidos;
• Acaba por eliminar outras reuniões, que costumam ser marcadas em virtude de problemas de alinhamento que a reunião diária elimina.

Algumas dicas de sucesso

1. A reunião diária não é um mecanismo de status report de equipe para um gestor. Ela é um mecanismo de alinhamento e comunicação entre todos;
2. Dentro de cada metodologia ou framework ágil, a reunião diária costuma ter variações. No Scrum ela utiliza o gráfico Burn-Down. Já no Método Kanban, utiliza-se o quadro Kanban e as questões mudam. Portanto se você utiliza alguma delas em específico, é importante entender mais a fundo o seu funcionamento dentro da metodologia.
3. É legal definir uma regra de quem inicia a reunião diária e a sua ordem de condução, para que ela flua naturalmente e o tempo seja melhor aproveitado.