Gestão do tempo para a Efetividade

A listagem e priorização de atividades, definindo o que é mais importante de ser realizado entre um conjunto de tarefas, é premissa básica de gestão do tempo. E essa priorização é facilmente realizada com o uso de ferramentas simples de listas de tarefas, amplamente utilizadas para organização pessoal e profissional do tempo, e de fácil acesso a todos, inclusive da web e de smartphones.

Mas será que essa abordagem é suficiente para organizarmos o nosso tempo? Como fazemos para alinhar nossos objetivos e sonhos de médio e longo prazo? E como fazemos para equilibrar os diversos aspectos de nossas vidas, como o profissional, família, saúde, desenvolvimento pessoal e outros?

Em seu best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen R. Covey nos apresenta um processo de gestão de tempo muito interessante, que nos permite gerir nossas atividades de forma bastante eficaz, em total alinhamento com nossos objetivos e necessidades de vida.

Vamos entender como este processo funciona!

Eficiência

A eficiência é o primeiro passo para buscar resultados em nossa vida, tanto no aspecto pessoal como profissional, e ela é a base das principais estratégias e ferramentas de gestão do tempo.

Eficiência lida com questões como:

  • Iniciativa / proatividade
  • Priorização de atividades
  • Produtividade na execução de atividades

Ser eficiente significa fazer as coisas de forma correta, com o menor uso de tempo e recursos. Eficiência é uma característica muito importante. Necessária para atingirmos resultados, e bastante valorizada profissionalmente. A remuneração do profissional tende a ser proporcional à eficiência do seu trabalho.

Mas a eficiência lida com as questões do curto prazo, e não com um horizonte distante. Com o foco no curto prazo, podemos ser extremamente eficientes e produtivos, mas mesmo assim, podemos:

  • Perder oportunidades de desenvolver relações importantes
  • Deixar de satisfazer necessidades humanas
  • Perder momentos espontâneos do dia a dia
  • Deixar de realizar objetivos e sonhos de médio e longo prazo, que nunca estão entre as necessidades urgentes.

Propósito e Eficácia

Ser eficaz significa fazer as coisas certas. Mas o certo a ser feito não é tão simples de se identificar. Depende de contexto, além de que questões importantes para nós podem ser interdependentes ou até conflitantes entre si. O que é o mais importante a ser realizado hoje ou no próximo mês? E o que é o mais importante para o meu futuro, de minha família e filhos? Como atingirei os melhores resultados em minha carreira?

“As coisas mais importantes nunca devem ficar à mercê
das coisas menos importantes.” Johann W. Goethe

É a definição de missão, ou propósito, e de objetivos de vida que nos permite ir além da eficiência. Com objetivos estabelecidos podemos responder mais facilmente o que é importante e o que não é na nossa vida e planejá-la de forma mais eficaz, maximizando nossos resultados. Priorizamos hoje o que nos trará mais resultados no médio e longo prazo.

Foco nas atividades que geram maior resultado

Em sua Matriz de Gestão do Tempo (do inglês Time Management Matrix), Stephen Covey apresenta uma visão bastante simples e poderosa de como classificar as atividades que realizamos. É importante entendermos a natureza de cada atividade que identificamos para podermos definir o que é mais importante de realizarmos.

Matriz de Gestão do Tempo
Matriz de Gestão do Tempo
  • Urgente: Atividades que são necessárias de serem realizadas de forma rápida, independente de seu valor. As atividades urgentes são reativas. Elas atuam sobre nós.Tudo aquilo que temos para fazer pode ser classificado segundo duas dimensões:
  • Importante: Atividades que, se realizadas, nos geram resultados alinhados com nossos objetivos. São tipicamente proativas. Nós buscamos elas para atingirmos melhores resultados.

Atuar tipicamente em atividades urgentes (Quadrante I e III) não é um bom sintoma. Demonstra falta de planejamento, e costuma ser acompanhado de muito stress. Quem vive demais nestes quadrantes acaba investindo pouco tempo no que é importante para o seu futuro ou na construção de novos objetivos.

A pessoa que atua predominantemente em atividades que não são importantes (Quadrantes III e IV) tipicamente não assume responsabilidades nem trabalha no sentido de atingir seus objetivos (se é que os tem definidos). Pouco crescerá em sua carreira e pouco realizará em sua vida.

Para maximizarmos os resultados em nossa vida, atuando sempre no que nos agrega maior valor, precisamos buscar maximizar nossa atuação no Quadrante II. Esta é a essência da efetividade.

Gestão do Tempo para a Efetividade

Para sermos efetivos, ou seja, para atingirmos resultados concretos, precisamos buscar fazer as coisas certas (eficácia) de forma produtiva (eficiência). As pessoas efetivas são as que vivem no Quadrante II, de forma que atuam proativamente nas coisas que são importantes para as suas vidas.

Para fazermos uma boa gestão do nosso tempo, de forma a viver no Quadrante II e sermos efetivos na realização de nossos objetivos, o autor sugere as seguintes etapas:

Identificar seus papéis

O primeiro passo para uma gestão consistente da nossa própria vida é identificar nossos papéis ou atribuições. Todos temos um papel como indivíduo, um ou mais papéis como membro de família e profissional, entre outros.

Exemplos de papéis

  • Desenvolvimento Pessoal
  • Membro da Família (marido / pai)
  • Gerente de área / departamento
  • Desenvolvedor de sistemas
  • Serviço comunitário prestado
  • Membro da igreja ou de grupo de dança / música / arte marcial / ….

Somos felizes e bem-sucedidos se crescermos em um apenas um aspecto de nossa vida? Talvez por um tempo, mas logo esta solução se mostra falida. E é muito fácil perder a noção de equilíbrio, sendo consumido apenas por uma área (ex.: trabalho), em detrimento das outras (ex.: família / saúde) se não prestarmos atenção em cada um deles, de forma constante. É por isso que identificar nossos papéis é tão importante. É assim que conseguimos expandir o pensamento e atuar de forma mais ampla no nosso desenvolvimento.

Definição de objetivos

O segundo passo é identificar os nossos objetivos para cada um destes papéis. São os objetivos que nos permitem estar em constante crescimento e evolução.

Dentro de cada um de nossos papéis, identificamos os resultados que queremos atingir, desdobrando-os em objetivos que podem ser de curto, médio e longo prazo.

Exemplo de objetivos

Papel: Desenvolvimento Pessoal
  • Buscar formação superior / mestrado / doutorado
  • Realizar registro em curso / evento
  • Ler o livro ‘Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes’

Definição de planos de ação

Com a definição de objetivos, o próximo passo é o desdobramento de cada um deles em um plano de ação, para efetivamente realizarmos os objetivos propostos. Um objetivo somente se realiza quando de fato cumprimos as ações para atingi-lo.

Desta forma, o ciclo completo de planejamento ocorre da seguinte forma:

Planning

No final, todas as ações de um plano são realizadas de uma dentre duas formas:

  1. Executar a ação: Nós mesmos realizamos as ações necessárias, o que necessita de tempo. Na verdade, estamos delegando a ação para o nosso tempo (que é limitado) e que deve ser adequadamente priorizado em nossa agenda.
  2. Delegação: Onde contamos com o serviço de outras pessoas para realizar as ações, reduzindo a quantidade necessária do nosso tempo.

Por exemplo, ao planejar seu casamento, você pode investir (muitas) horas do seu tempo realizando o planejamento de seu casamento, como também pode contratar (delegar a) uma empresa especializada em eventos para realizar boa parte deste trabalho para você. Da mesma forma, quando você vai comprar um imóvel, você pode adquiri-lo por conta, investindo muito tempo em pesquisa, análise, aprendizado, etc., como pode contratar (delegar a) uma consultoria imobiliária para fazer boa parte deste trabalho para você.

Para quem deseja potencializar sua efetividade, a delegação de responsabilidade é uma ferramenta fundamental. É impossível adquirir mais tempo, mas através do serviço de outras pessoas é possível maximizar resultados.

Existem diversas estratégias para delegação de responsabilidades, o próprio autor apresenta um processo muito interessante no livro. Também gosto muito do livro Management 3.0, que dedica um capítulo inteiro a este assunto, e que apresenta uma estratégia de delegação baseada em maturidade e autoridade, sobre a qual já tratei em uma postagem anterior.

Planejamento Semanal

A organização do tempo realizada de forma diária abrange um período muito curto de tempo, e por isso torna-se uma atividade de natureza bastante reativa. Imagine-se toda manhã priorizando as atividades do seu dia. As urgências não acabam tomando precedência, consumindo boa parte do seu dia, e assim sobrando pouco tempo para planejar a execução das atividades mais importantes?

É por isso que o autor do processo defende que uma organização do tempo mais efetiva deve ser realizada de forma semanal. Alocando espaço para atividades importantes na agenda de forma proativa. Com um plano da semana, urgências que surgem diariamente são uma questão de adaptação.
Entendido o processo? Então confira a ferramenta que o autor propõe no livro, para a realização do nosso planejamento semanal, que apoia todas as necessidades propostas em seu processo.

WeekPlan_1

WeekPlan_2

Gostou? Então assim como eu, faça um bom proveito desta ótima ferramenta!

Ficou com alguma dúvida? Então deixe o seu comentário abaixo.

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5 comentários sobre “Gestão do tempo para a Efetividade

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